Wypowiedzenia umowy o pracę za porozumieniem stron a obowiązki pracodawcy

Rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron to jeden z najpopularniejszych sposobów na polubowne rozstanie się pracownika i pracodawcy. W praktyce kadrowej niezwykle często pojawia się jednak pojęcie, które z punktu widzenia prawa pracy jest błędne, a mianowicie „wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron”. Osoby poszukujące gotowych rozwiązań w sieci bardzo często wpisują w wyszukiwarki frazę wzór wypowiedzenia umowy o pracę za porozumieniem stron pdf. Warto zatem na samym początku wyjaśnić tę nieścisłość terminologiczną, a następnie szczegółowo omówić procedurę, obowiązki pracodawcy oraz potencjalne ryzyka związane z tym trybem rozwiązania stosunku pracy.

Wypowiedzenie a porozumienie stron – kluczowe różnice prawne

Polskie prawo pracy, a w szczególności Kodeks pracy, wyraźnie rozróżnia poszczególne tryby rozwiązywania umów o pracę. Zgodnie z art. 30 § 1 Kodeksu pracy, umowa o pracę może ulec rozwiązaniu na mocy porozumienia stron, przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie za wypowiedzeniem) lub bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie bez wypowiedzenia). Jak widać, porozumienie stron oraz wypowiedzenie to dwa zupełnie odrębne, niezależne od siebie tryby.

Wypowiedzenie umowy jest jednostronną czynnością prawną. Oznacza to, że pracownik lub pracodawca podejmuje autonomiczną decyzję o zakończeniu współpracy, a druga strona nie musi wyrażać na to zgody. Stosunek pracy rozwiązuje się wówczas z upływem ustawowego lub umownego okresu wypowiedzenia. Z kolei porozumienie stron to dwustronna czynność prawna – umowa rozwiązująca, która wymaga zgodnego, tożsamego oświadczenia woli obu stron. Pracodawca i pracownik wspólnie decydują, że chcą zakończyć współpracę, i na partnerskich zasadach określają warunki tego rozstania, w tym przede wszystkim termin ustania stosunku pracy.

Dlatego też poszukiwany przez wielu użytkowników wzór wypowiedzenia umowy o pracę za porozumieniem stron pdf w rzeczywistości powinien nosić nazwę „porozumienie stron o rozwiązaniu umowy o pracę”. Używanie sformułowania „wypowiedzenie za porozumieniem” jest błędem pojęciowym, choć w języku potocznym bywa powszechnie rozumiane.

Inicjatywa i procedura zawarcia porozumienia stron

Inicjatorem rozwiązania umowy w tym trybie może być zarówno pracownik, jak i pracodawca. Procedura rozpoczyna się zazwyczaj od przedstawienia oferty przez jedną ze stron. Oferta ta może mieć formę pisemnego wniosku o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. W dokumencie tym wnioskodawca wskazuje proponowaną datę zakończenia stosunku pracy. Aby porozumienie doszło do skutku, druga strona musi wyrazić na nie wyraźną, bezwarunkową zgodę.

Warto pamiętać, że brak zgody adresata oferty oznacza, iż propozycja ta nie wywołuje żadnych skutków prawnych – stosunek pracy trwa nadal na dotychczasowych warunkach. Pracodawca nie może zmusić pracownika do podpisania porozumienia, a pracownik nie może tego żądać od pracodawcy jako swojego niezbywalnego prawa. Swoboda umów w tym zakresie jest pełna.

Ochrona przed zwolnieniem a porozumienie stron

Jedną z najistotniejszych cech rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron jest fakt, że w tym trybie nie obowiązują szczególne przepisy chroniące niektórych pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy. Dotyczy to m.in. pracowników w wieku przedemerytalnym (art. 39 Kodeksu pracy), pracownic w ciąży czy pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich lub na zwolnieniach lekarskich. Przepisy cywilne i pracownicze chronią pracownika przed jednostronnym działaniem pracodawcy (wypowiedzeniem). Ponieważ porozumienie stron opiera się na obopólnej, zgodnej woli, pracownik objęty ochroną może dobrowolnie zdecydować o zakończeniu stosunku pracy w tym trybie. Pracodawca musi jednak zachować szczególną ostrożność, aby propozycja porozumienia nie została uznana za próbę obejścia prawa lub dyskryminację, co mogłoby stać się podstawą do interwencji sądu pracy.

Obowiązki pracodawcy przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron

Rozwiązanie umowy w drodze konsensusu nie zwalnia pracodawcy z realizacji obowiązków nałożonych na niego przez Kodeks pracy. Każdy pracodawca musi pamiętać o dopełnieniu kluczowych formalności, aby nie narazić się na zarzuty naruszenia praw pracowniczych i ewentualne kary grzywny ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

1. Obowiązek wydania świadectwa pracy

Zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy, w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydawać pracownikowi świadectwo pracy. Jeżeli rozwiązanie umowy następuje na mocy porozumienia stron, termin ten upływa dokładnie w dniu, w którym stosunek pracy ulega rozwiązaniu. Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się pracownika z firmą (np. zwrotu laptopa czy telefonu), choć oczywiście pracownik ma obowiązek mienie to zwrócić. W świadectwie pracy jako tryb rozwiązania umowy należy wskazać art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Opóźnienie w wydaniu świadectwa pracy może rodzić po stronie pracodawcy odpowiedzialność odszkodowawczą. Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie to przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej jednak niż za 6 tygodni. Sprawy tego typu rozstrzyga sąd pracy.

2. Rozliczenie urlopu wypoczynkowego i wypłata ekwiwalentu

Kolejnym kluczowym obowiązkiem pracodawcy jest rozliczenie urlopu wypoczynkowego pracownika. Pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego oraz bieżącego (w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w danym roku u tego pracodawcy) urlopu w okresie poprzedzającym rozwiązanie umowy. Jeśli jednak z przyczyn organizacyjnych lub z uwagi na krótki termin rozwiązania umowy nie jest to możliwe, pracodawca ma bezwzględny obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.

Ekwiwalent ten musi zostać obliczony zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Do obliczeń stosuje się tzw. współczynnik urlopowy, ustalany odrębnie dla każdego roku kalendarzowego. Wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia, czyli w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Warto w tym miejscu przybliżyć mechanizm obliczania ekwiwalentu za urlop, gdyż błędy w tym zakresie są częstą przyczyną sporów przed sądem pracy. Współczynnik ekwiwalentu, o którym mowa, ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Tak uzyskany współczynnik służy do obliczenia stawki za jeden dzień urlopu, a następnie za jedną godzinę. Pracodawca musi dokładnie przeanalizować ewidencję czasu pracy pracownika, aby wypłacona kwota była co do grosza zgodna z obowiązującym stanem faktycznym i prawnym.

3. Terminowa wypłata wynagrodzenia i innych świadczeń

Pracodawca musi pamiętać, że rozwiązanie umowy nakłada na niego obowiązek całkowitego rozliczenia finansowego z pracownikiem. W ostatnim dniu trwania stosunku pracy pracownik powinien otrzymać należne mu wynagrodzenie zasadnicze za przepracowaną część miesiąca, a także wszelkie inne składniki płacowe, takie jak premie regulaminowe, prowizje czy dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej. Wszelkie opóźnienia w tym zakresie stanowią wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Odprawa pieniężna przy porozumieniu stron – kiedy przysługuje?

Powszechnym mitem jest przekonanie, że rozwiązanie umowy za porozumieniem stron zawsze pozbawia pracownika prawa do odprawy. Kwestię tę reguluje ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tzw. ustawa o zwolnieniach grupowych). Przepisy te mają zastosowanie do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników.

Jeżeli rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron następuje z przyczyn leżących wyłącznie po stronie pracodawcy (np. likwidacja stanowiska pracy, redukcja etatów z powodów ekonomicznych, restrukturyzacja), a przyczyny te stanowią wyłączny powód rozwiązania stosunku pracy, pracownikowi przysługuje odprawa pieniężna. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi: jednomiesięczne wynagrodzenie – przy stażu pracy krótszym niż 2 lata, dwumiesięczne wynagrodzenie – przy stażu pracy od 2 do 8 lat, trzymiesięczne wynagrodzenie – przy stażu pracy powyżej 8 lat.

Warto, aby pracodawca i pracownik precyzyjnie określili w treści porozumienia przyczyny rozwiązania umowy, zwłaszcza jeśli leżą one po stronie zakładu pracy. Pozwoli to uniknąć wątpliwości interpretacyjnych oraz ewentualnych sporów przed sądem pracy o wypłatę należnej odprawy.

Skutki porozumienia stron w zakresie prawa do zasiłku dla bezrobotnych

Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni mieć świadomość, jak rozwiązanie umowy za porozumieniem stron wpływa na uprawnienia pracownika w urzędzie pracy. Zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, rozwiązanie umowy w drodze porozumienia stron niesie za sobą określone konsekwencje dla prawa do zasiłku dla bezrobotnych.

Co do zasady, osoba, która rozwiązała umowę za porozumieniem stron, nabywa prawo do zasiłku dla bezrobotnych dopiero po upływie 90 dni od dnia zarejestrowania się w powiatowym urzędzie pracy, a okres pobierania zasiłku ulega skróceniu o te 90 dni. Istnieją jednak istotne wyjątki od tej reguły. Opóźnienie to nie ma zastosowania, jeżeli porozumienie stron nastąpiło z powodu upadłości, likwidacji pracodawcy lub zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy, a także w przypadku, gdy porozumienie stron zostało zawarte z powodu zmiany miejsca zamieszkania pracownika.

Jak prawidłowo sporządzić porozumienie stron? Elementy dokumentu

Choć przepisy Kodeksu pracy nie określają rygorystycznie formy porozumienia stron, dla celów dowodowych oraz bezpieczeństwa prawnego obu stron bezwzględnie zaleca się formę pisemną. Prawidłowo sporządzony dokument powinien zawierać następujące elementy: data i miejsce sporządzenia, oznaczenie stron, identyfikacja rozwiązywanej umowy, oświadczenie woli, termin rozwiązania umowy oraz podpisy stron.

Zwolnienie ze świadczenia pracy w treści porozumienia

Bardzo częstym elementem porozumień stron jest zapis o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy do dnia faktycznego rozwiązania umowy. Choć Kodeks pracy wprost reguluje kwestię zwolnienia ze świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, to w przypadku porozumienia stron zastosowanie ma zasada swobody umów. Strony mogą zatem w treści porozumienia dobrowolnie ustalić, że pracownik od dnia podpisania dokumentu do dnia ustania stosunku pracy nie musi wykonywać swoich obowiązków zawodowych, zachowując przy tym prawo do pełnego wynagrodzenia. Taki zapis jest niezwykle korzystny dla pracownika, który może przeznaczyć ten czas na poszukiwanie nowego zatrudnienia, a pracodawcy pozwala na sprawne odsunięcie pracownika od kluczowych procesów czy systemów firmy, jeśli wymaga tego bezpieczeństwo biznesowe.

Ryzyko uchylenia się pracownika od skutków porozumienia stron

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron jest powszechnie uważane za najbardziej stabilną formę rozstania, ponieważ pracownik, który wyraził zgodę na takie warunki, ma bardzo ograniczone możliwości kwestionowania tej decyzji przed sądem pracy. Nie przysługuje mu odwołanie od wypowiedzenia, gdyż wypowiedzenia w tym trybie po prostu nie było.

Niemniej jednak, w skrajnych przypadkach pracownik może podjąć próbę uchylenia się od skutków prawnych złożonego oświadczenia woli, powołując się na wady oświadczenia woli uregulowane w Kodeksie cywilnym (który stosuje się odpowiednio na podstawie art. 300 Kodeksu pracy). Najczęściej podnoszonymi zarzutami są błąd (art. 84 k.c.) lub groźba bezprawna (art. 87 k.c.).

Przykładowo, jeśli pracodawca zmusił pracownika do podpisania porozumienia stron, grożąc mu natychmiastowym zwolnieniem dyscyplinarnym w sytuacji, gdy nie było ku temu żadnych podstaw prawnych ani faktycznych, pracownik może próbować wykazać przed sądem, że działał pod wpływem bezprawnej groźby. Jeśli sąd pracy uzna argumentację pracownika, porozumienie zostanie uznane za nieważne od samego początku, co oznacza, że stosunek pracy w ogóle nie uległ rozwiązaniu. Pracodawca będzie wówczas musiał dopuścić pracownika do pracy oraz wypłacić mu wynagrodzenie za czas przestoju.

Praktyczny przykład rozwiązania umowy za porozumieniem stron

Aby lepiej zobrazować omawiane zagadnienie, warto posłużyć się praktycznym przykładem. Pani Anna była zatrudniona na stanowisku kierownika ds. logistyki w firmie logistycznej zatrudniającej 50 osób. Z powodu restrukturyzacji i likwidacji działu logistyki w oddziale regionalnym, pracodawca zaproponował pani Annie rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron. W treści porozumienia wskazano, że przyczyna rozwiązania umowy leży wyłącznie po stronie pracodawcy (likwidacja stanowiska). Strony ustaliły, że umowa rozwiąże się z dniem 30 kwietnia. Pracodawca zwolnił panią Annę z obowiązku świadczenia pracy w kwietniu z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, zobowiązał ją do zwrotu laptopa służbowego do 25 kwietnia, a także wypłacił jej dwumiesięczną odprawę pieniężną (pani Anna pracowała w firmie 5 lat) oraz ekwiwalent za 10 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. W dniu 30 kwietnia pani Anna otrzymała świadectwo pracy. Dzięki precyzyjnemu sformułowaniu warunków w porozumieniu, rozstanie przebiegło sprawnie, bez konfliktów i bez konieczności angażowania sądu pracy.

Podsumowanie i lista kontrolna dla pracodawcy

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron to niezwykle efektywny i bezpieczny sposób na zakończenie stosunku pracy, pod warunkiem zachowania pełnej poprawności formalnej i proceduralnej. Pracodawca, dążąc do polubownego rozstania z pracownikiem, powinien zawsze pamiętać o swoich ustawowych obowiązkach i nie traktować porozumienia jako sposobu na obejście przepisów ochronnych prawa pracy.

Poniżej przedstawiamy kluczową listę kontrolną dla każdego pracodawcy przygotowującego porozumienie stron:

Czy dokument został sporządzony w formie pisemnej i zawiera podpisy obu stron?
Czy precyzyjnie określono datę rozwiązania stosunku pracy?
Czy zweryfikowano stan urlopu wypoczynkowego pracownika i zaplanowano jego wykorzystanie lub obliczono ekwiwalent?
Czy przygotowano świadectwo pracy do wydania w ostatnim dniu zatrudnienia?
Czy ustalono termin i zasady zwrotu mienia służbowego?
Czy zweryfikowano, czy pracownikowi przysługuje odprawa pieniężna na mocy ustawy o zwolnieniach grupowych?
Czy treść porozumienia wyklucza ewentualne zarzuty dotyczące wywierania bezprawnego nacisku na pracownika?

Pamiętając o tych zasadach, pracodawca minimalizuje ryzyko prawne i buduje wizerunek odpowiedzialnego, rzetelnego zatrudniającego, nawet w trudnych momentach rozstania z pracownikiem.