Umowa o pracę po okresie próbnym po terminie - skutki prawne

Umowa o pracę na okres próbny stanowi jeden z najpopularniejszych sposobów na rozpoczęcie współpracy między pracownikiem a pracodawcą. Jej głównym celem jest sprawdzenie kwalifikacji pracownika oraz jego przydatności do wykonywania określonego rodzaju pracy, a także umożliwienie pracownikowi zapoznania się z warunkami panującymi w nowym zakładzie pracy. Co do zasady, umowa ta rozwiązuje się z upływem czasu, na który została zawarta. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy termin ten minie, a pracownik – bez podpisania nowego dokumentu – nadal stawia się w firmie i wykonywane są jego codzienne obowiązki za wiedzą i przyzwoleniem przełożonych. W polskim prawie pracy taka sytuacja rodzi natychmiastowe i niezwykle doniosłe skutki prawne, które w większości przypadków chronią pracownika, nakładając jednocześnie poważne obowiązki i ryzyka na pracodawcę. Niniejsze opracowanie szczegółowo analizuje ten problem, wskazując na mechanizmy prawne, orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz praktyczne konsekwencje dla obu stron stosunku pracy.

1. Istota umowy o pracę na okres próbny i jej ramy czasowe

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, umowa o pracę na okres próbny jest odrębnym rodzajem umowy o pracę. Jej celem nie jest stałe świadczenie pracy, lecz przetestowanie stron w praktyce. Z tego względu ustawodawca ściśle ograniczył czas jej trwania. Standardowo umowę taką zawiera się na okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Warto w tym miejscu szczegółowo przyjrzeć się zmianom, jakie weszły w życie w kwietniu 2023 roku w ramach implementacji unijnej dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (tzw. dyrektywa Work-Life Balance). Nowelizacja ta wprowadziła rewolucyjne zmiany w zakresie zawierania umów na okres próbny. Przede wszystkim, ustawodawca powiązał długość okresu próbnego z długością planowanej kolejnej umowy na czas określony. Zgodnie z nowego brzmieniem art. 25 Kodeksu pracy, umowę o pracę na okres próbny zawiera się na czas nieprzekraczający: 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy; 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy. Ponadto, strony mogą w umowie o pracę na okres próbny uzgodnić, że umowa ta przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli takie nieobecności wystąpią. Te skomplikowane regulacje sprawiają, że działy kadr muszą jeszcze dokładniej analizować i planować terminy, co zwiększa ryzyko popełnienia błędu i przeoczenia kluczowych dat.

2. Co dzieje się po upływie okresu próbnego? Scenariusze

Niezależnie od wybranego wariantu, umowa na okres próbny ma charakter terminowy. Jej cechą charakterystyczną jest to, że rozwiązuje się ona automatycznie z nadejściem określonego w niej dnia, bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń woli przez którąkolwiek ze stron. Pracodawca, który chce kontynuować współpracę z danym pracownikiem, powinien przed upływem tego terminu przedstawić mu nową ofertę zatrudnienia – najczęściej w postaci umowy na czas określony lub na czas nieokreślony. Jeśli tego nie zrobi, a umowa wygaśnie, stosunek pracy formalnie ulega rozwiązaniu. Co jednak w sytuacji, gdy kalendarz pójdzie w ruch, termin minie, a pracownik w poniedziałek rano jak zwykle zaloguje się do systemu lub przyjdzie do biura? Tutaj zaczyna się obszar skomplikowanych zależności prawnych, w których brak działania ze strony pracodawcy jest interpretowany jako określone oświadczenie woli.

3. Dopuszczenie pracownika do pracy po terminie a dorozumiane zawarcie umowy

Kluczowym pojęciem w analizowanej sytuacji jest tak zwane dorozumiane zawarcie umowy o pracę. Polskie prawo pracy, choć kładzie ogromny nacisk na formę pisemną, dopuszcza sytuację, w której stosunek pracy zostaje nawiązany poprzez faktyczne zachowanie stron. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. W kontekście zatrudnienia oznacza to, że jeśli po wygaśnięciu umowy na okres próbny pracownik nadal wykonuje pracę, a pracodawca (lub osoba reprezentująca pracodawcę) o tym wie, toleruje ten stan rzeczy, wydaje polecenia służbowe i odbiera efekty pracy, dochodzi do dorozumianego nawiązania nowego stosunku pracy. Aby można było mówić o dorozumianym zawarciu umowy, muszą zostać spełnione określone przesłanki. Po pierwsze, pracownik musi faktycznie świadczyć pracę o określonym charakterze na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem. Po drugie, pracodawca musi mieć świadomość tego faktu i wyrażać na to przynajmniej dorozumianą zgodę – na przykład poprzez przydzielanie zadań, podpisywanie list obecności czy akceptowanie raportów dobowych. Po trzecie, praca ta musi być wykonywana za wynagrodzeniem. Sąd pracy w przypadku ewentualnego sporu nie będzie badał wyłącznie dokumentów, ale przede wszystkim rzeczywisty stan faktyczny. Jeśli pracownik udowodni, że po zakończeniu okresu próbnego pracował za wiedzą przełożonych, sąd bez trudu uzna, że doszło do nawiązania nowego stosunku pracy.

4. Jaki rodzaj umowy zostaje zawarty w sposób dorozumiany?

To jedno z najważniejszych pytań, jakie zadają sobie zarówno pracownicy, jak i zaskoczeni pracodawcy. Skoro doszło do dorozumianego zawarcia umowy, to na jaki czas? Czy jest to umowa na czas określony, czy na czas nieokreślony? W tej kwestii orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz doktryna prawa pracy są wyjątkowo jednomyślne i korzystne dla pracowników. Przyjmuje się, że w sytuacji dorozumianego nawiązania stosunku pracy po zakończeniu okresu próbnego, dochodzi do zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony. Umowa o pracę na czas nieokreślony jest w polskim prawie pracy traktowana jako umowa bezterminowa i najbardziej stabilna forma zatrudnienia, stanowiąca regułę. Wszelkie inne rodzaje umów, jak umowa na czas określony, stanowią wyjątek od tej reguły i wymagają wyraźnego, jednoznacznego oświadczenia woli obu stron, najlepiej w formie pisemnej, ze wskazaniem czasu trwania. Skoro pracodawca dopuścił pracownika do pracy po terminie bez określenia ram czasowych nowego kontraktu, nie można domniemywać, że strony chciały zawrzeć umowę terminową. Brak precyzyjnego określenia terminu końcowego skutkuje automatycznym uznaniem, że nawiązany dorozumiany stosunek pracy ma charakter bezterminowy. Dla pracodawcy jest to niezwykle dotkliwy skutek prawny, ponieważ rozwiązanie umowy na czas nieokreślony wymaga spełnienia szeregu rygorystycznych wymogów formalnych, w tym wskazania prawdziwej i konkretnej przyczyny wypowiedzenia oraz zachowania okresów wypowiedzenia uzależnionych od stażu pracy. Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Jest to tak zwana definicja stosunku pracy. Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący (ius cogens). Oznacza to, że jeżeli w relacji między stronami występują cechy charakterystyczne dla stosunku pracy, to zatrudnienie to jest stosunkiem pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. W sytuacji, gdy okres próbny dobiegł końca, a pracownik nadal wykonuje te same obowiązki, w tym samym miejscu i czasie, podlegając poleceniom przełożonych, wszystkie te ustawowe przesłanki są spełnione w stopniu oczywistym. Pracodawca nie może zatem argumentować, że pracownik po zakończeniu umowy próbnej świadczył usługi na innej podstawie, np. umowy zlecenia czy o dzieło, chyba że strony wyraźnie i świadomie taką umowę cywilnoprawną podpisały przed dopuszczeniem do dalszych czynności.

5. Obowiązki i ryzyka pracodawcy w związku z niedopełnieniem formalności

Pracodawca, który dopuścił do sytuacji, w której pracownik pracuje bez pisemnej umowy po okresie próbnym, naraża się na szereg sankcji i problemów natury administracyjno-prawnej. Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w art. 281 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Za to wykroczenie pracodawcy lub osobie działającej w jego imieniu grozi kara grzywny od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) podczas kontroli bardzo rygorystycznie podchodzi do kwestii braku pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia. Oprócz ryzyka grzywny, pracodawca ponosi odpowiedzialność za brak aktualnych badań lekarskich oraz szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), o ile charakter pracy uległ zmianie lub upłynęły terminy dotychczasowych orzeczeń. Co więcej, brak pisemnej umowy utrudnia pracodawcy egzekwowanie niektórych obowiązków, takich jak zakaz konkurencji czy odpowiedzialność materialna za powierzone mienie, które dla swojej ważności bezwzględnie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Pracodawca traci również elastyczność w kształtowaniu warunków zatrudnienia – nie może jednostronnie i bez wypowiedzenia zmieniającego obniżyć wynagrodzenia czy zmienić stanowiska pracy, powołując się na to, że przecież nie ma żadnej nowej umowy.

6. Droga sądowa i ustalenie istnienia stosunku pracy

Jeżeli pracodawca po zorientowaniu się, że termin umowy próbnej minął, próbuje nagle zakończyć współpracę z dnia na dzień, twierdząc, że pracownika nie wiąże już żaden kontrakt, pracownik ma pełne prawo skierować sprawę do sądu pracy. Podstawowym roszczeniem w takiej sytuacji jest powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy na podstawie art. 189 Kodeksu postępowania cywilnego w związku z art. 22 Kodeksu pracy. W toku procesu sądowego pracownik będzie dążył do wykazania, że po wygaśniu umowy na okres próbny nadal wykonywał swoje obowiązki za wiedzą i zgodą pracodawcy. W sądzie pracy obowiązuje zasada swobodnej oceny dowodów. Pracownik może posłużyć się wszelkimi dostępnymi środkami dowodowymi, aby wykazać fakt świadczenia pracy po terminie. Do najpopularniejszych dowodów należą: wiadomości e-mail wysyłane z firmowej skrzynki pocztowej po dacie zakończenia umowy, bilingi telefoniczne, wydruki z systemów elektronicznej kontroli dostępu do budynku, podpisy na dokumentach firmowych, fakturach czy listach przewozowych, zeznania świadków (innych pracowników, klientów czy dostawców), a także potwierdzenia przelewów wynagrodzenia za okres przepracowany po terminie. Jeśli sąd ustali, że praca była faktycznie świadczona, wyda wyrok ustalający, że strony łączy umowa o pracę na czas nieokreślony od dnia następującego po dniu rozwiązania umowy na okres próbny. Taki wyrok ma charakter deklaratoryjny i wywołuje skutki wsteczne, co oznacza, że pracodawca będzie musiał m.in. odprowadzić zaległe składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego za cały ten okres. Postępowanie przed sądem pracy w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy charakteryzuje się pewnymi ułatwieniami dla pracowników, co wynika z ochronnej funkcji prawa pracy. Przede wszystkim, pracownik wnoszący taki pozew jest zwolniony z kosztów sądowych, o ile wartość przedmiotu sporu nie przekracza kwoty 50 000 zł (zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Wartością przedmiotu sporu w tym przypadku jest zazwyczaj suma wynagrodzenia za pracę za okres jednego roku. Dla pracownika oznacza to brak barier finansowych przy dochodzeniu swoich praw. Dodatkowo, w sprawach tych aktywną rolę może odegrać inspektor pracy, który ma uprawnienie do wytoczenia powództwa na rzecz obywateli, a także do wstąpienia do postępowania w każdym jego stadium za zgodą powoda. Udział inspektora pracy jako oskarżyciela publicznego lub wsparcia merytorycznego znacznie wzmacnia pozycję procesową pracownika.

7. Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców

Analiza sporów sądowych pozwala na wskazanie kilku kardynalnych błędów, które najczęściej popełniają działy kadr i menedżerowie w kontekście zakończenia umów na okres próbny. Oto najważniejsze z nich:

Brak monitorowania dat: W wielu firmach, zwłaszcza mniejszych, brakuje automatycznych systemów przypominających o kończących się umowach terminowych. W efekcie pracownik przychodzi do pracy z przyzwyczajenia, a kadry orientują się o tym fakcie dopiero po kilku dniach lub tygodniach.
Brak reakcji na obecność pracownika: Przełożeni widzą, że pracownik, którego umowa wygasła w piątek, przychodzi do pracy w poniedziałek, ale nie podejmują żadnych działań, czekając na decyzję zarządu lub powrót dyrektora z urlopu. Czas działa tu na niekorzyść pracodawcy.
Przekonanie, że brak podpisu oznacza brak umowy: To jeden z najgroźniejszych mitów prawnych. Wielu pracodawców uważa, że skoro nie podpisali z pracownikiem żadnego dokumentu, to w każdej chwili mogą mu podziękować, twierdząc, że nie ma żadnego zobowiązania. Jak wykazano wyżej, prawo pracy chroni faktyczny stan zatrudnienia, a nie tylko papierowe deklaracje.
Próba antydatowania umów: Gdy pracodawca zorientuje się, że termin minął, często próbuje zmusić pracownika do podpisania umowy wstecznej (np. na czas określony) z datą rozpoczęcia przypadającą na dzień po zakończeniu okresu próbnego. Jeśli pracownik się na to zgodzi, sytuacja zostaje formalnie uratowana, ale jeśli odmówi, pracodawca ma poważny problem.

8. Praktyczny przykład (Case Study)

Aby lepiej zobrazować opisywany mechanizm, posłużmy się praktycznym przykładem. Pan Tomasz został zatrudniony w firmie budowlanej na stanowisku kosztorysanta na podstawie umowy o pracę na okres próbny trwający od 1 stycznia do 31 marca. Umowa ta miała rozwiązać się automatycznie z dniem 31 marca. Pracodawca był zadowolony z pracy pana Tomasza, jednak z powodu natłoku obowiązków i wyjazdu służbowego dyrektora HR, nikt nie przygotował dla niego nowej umowy przed końcem marca. 1 kwietnia (który był dniem roboczym) pan Tomasz przyszedł do pracy o godzinie 8:00, zalogował się do systemu komputerowego, pobrał dokumentację projektową i zaczął sporządzać nowy kosztorys. Jego bezpośredni przełożony widział go przy biurku, przywitał się z nim i zlecił mu przygotowanie wyceny na spotkanie z klientem, które miało odbyć się następnego dnia. Pan Tomasz pracował w ten sposób przez cały tydzień. Dopiero w kolejny poniedziałek, 8 kwietnia, dyrektor HR wrócił z wyjazdu i zorientował się, że umowa próbna pana Tomasza wygasła. Dyrektor wezwał pracownika i przedstawił mu do podpisu umowę na czas określony na okres 6 miesięcy, jednak z niższym wynagrodzeniem niż dotychczasowe, tłumacząc to trudną sytuacją finansową firmy. Pan Tomasz odmówił podpisania nowej umowy na gorszych warunkach i oświadczył, że uważa, iż od 1 kwietnia łączy go z firmą umowa na czas nieokreślony na dotychczasowych warunkach płacowych. Pracodawca zagroził mu, że w takim razie natychmiast kończy z nim współpracę i nie wpuści go do biura. W tym przypadku rację ma pan Tomasz. Poprzez dopuszczenie go do pracy 1 kwietnia za wiedzą i zgodą bezpośredniego przełożonego, doszło do dorozumianego zawarcia nowej umowy o pracę. Ponieważ strony nie uzgodniły wcześniej innych warunków, umowa ta została zawarta na czas nieokreślony na warunkach płacowych i stanowiskowych tożsamych z tymi z okresu próbnego. Nagłe odsunięcie pana Tomasza od pracy przez pracodawcę i próba zakończenia współpracy bez zachowania okresu wypowiedzenia stanowiłoby rażące naruszenie prawa. Gdyby sprawa trafiła do sądu pracy, sąd bez wątpienia ustaliłby istnienie stosunku pracy na czas nieokreślony, a pan Tomasz mógłby domagać się dopuszczenia do pracy oraz wynagrodzenia za czas gotowości do jej wykonywania.

9. Jak prawidłowo rozwiązać sytuację po upływie terminu?

Co powinien zrobić pracodawca, który zorientował się, że dopuścił pracownika do pracy po terminie, a nie chce wiązać się z nim umową na czas nieokreślony? Przede wszystkim kluczowe jest natychmiastowe podjęcie rozmów z pracownikiem. Najlepszym wyjściem z takiej sytuacji jest polubowne porozumienie się i podpisanie pisemnej umowy o pracę (np. na czas określony) z datą bieżącą, ale regulującą stan prawny od dnia następującego po wygaśnięciu okresu próbnego. Jeśli pracownik wyraża zgodę na dalszą współpracę na określonych warunkach i podpisze taką umowę, ryzyko sporu sądowego zostaje zminimalizowane, choć formalne opóźnienie w dopełnieniu obowiązku pisemnego potwierdzenia warunków zatrudnienia nadal może być przedmiotem zainteresowania PIP w razie kontroli. Jeśli jednak pracodawca w ogóle nie planował dalszego zatrudniania pracownika po okresie próbnym, a dopuszczenie do pracy po terminie było wynikiem czystego niedopatrzenia (np. pracownik przyszedł do pracy, a nikt go nie powstrzymał), sytuacja staje się niezwykle trudna. Pracodawca nie może po prostu powiedzieć proszę wyjść, pana umowa się skończyła. Musi on formalnie rozwiązać nowo powstały, dorozumiany stosunek pracy. Oznacza to konieczność wręczenia pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę z zachowaniem ustawowych okresów wypowiedzenia oraz – co niezwykle ważne – ze wskazaniem konkretnej, prawdziwej i uzasadnionej przyczyny wypowiedzenia (ponieważ umowa dorozumiana jest traktowana jako umowa na czas nieokreślony).

10. Podsumowanie i rekomendacje dla stron stosunku pracy

Przekroczenie terminu na podpisanie nowej umowy o pracę po okresie próbnym przy jednoczesnym dopuszczeniu pracownika do wykonywania obowiązków służbowych to klasyczny przykład sytuacji, w której brak dbałości o formalności rodzi daleko idące konsekwencje prawne. Dla pracownika jest to zazwyczaj sytuacja korzystna, dająca mu silną pozycję negocjacyjną oraz stabilne zatrudnienie na czas nieokreślony. Dla pracodawcy to z kolei źródło poważnych ryzyk finansowych, organizacyjnych oraz prawnych, w tym zagrożenia karą grzywny ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Aby unikać tego typu problemów, pracodawcy powinni wdrożyć rygorystyczne procedury kontroli terminów umów o pracę. Dobrą praktyką jest podejmowanie decyzji o przedłużeniu lub zakończeniu współpracy na co najmniej dwa tygodnie przed wygaśnięciem umowy próbnej i niezwłoczne przedstawianie pracownikowi stosownych dokumentów. Pracownicy z kolei powinni być świadomi swoich praw i wiedzieć, że ich codzienna praca, wykonywana za wiedzą przełożonych, ma moc prawną silniejszą niż brak podpisanego dokumentu w szufladzie działu kadr.