Kodeks pracy czas wypowiedzenia a obowiązki pracodawcy

Rozwiązanie stosunku pracy to jeden z najbardziej sformalizowanych procesów w polskim prawie pracy. Moment, w którym jedna ze stron decyduje się na zakończenie współpracy, uruchamia bieg okresu wypowiedzenia. W tym szczególnym czasie zarówno pracownik, jak i pracodawca nadal są związani węzłem prawnym, z którego wynikają określone prawa i obowiązki. Kodeks pracy nakłada jednak na zatrudniającego szereg rygorystycznych powinności, których niedopełnienie może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. W niniejszej publikacji szczegółowo analizujemy, jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w okresie wypowiedzenia, jak prawidłowo obliczać terminy oraz jakich błędów unikać, aby nie narazić się na spór przed sądem pracy.

1. Czas wypowiedzenia w Kodeksie pracy – jak go prawidłowo ustalić?

Zanim przejdziemy do szczegółowego omówienia obowiązków pracodawcy, kluczowe jest precyzyjne ustalenie, ile wynosi czas wypowiedzenia w konkretnym przypadku. Kodeks pracy uzależnia długość tego okresu od rodzaju umowy o pracę oraz stażu pracy u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 36 § 1 Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi odpowiednio: 2 tygodnie (przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy), 1 miesiąc (przy zatrudnieniu wynoszącym co najmniej 6 miesięcy) oraz 3 miesiące (przy zatrudnieniu wynoszącym co najmniej 3 lata).

W przypadku umów na okres próbny okresy te są krótsze i wynoszą: 3 dni robocze (gdy okres próbny nie przekracza 2 tygodni), 1 tydzień (gdy okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie) oraz 2 tygodnie (gdy okres próbny wynosi 3 miesiące). Prawidłowe ustalenie stażu pracy ma fundamentalne znaczenie, ponieważ wlicza się do niego również okresy zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana zakładu pracy nastąpiła na zasadach określonych w art. 23[1] Kodeksu pracy (przejście zakładu pracy na innego pracodawcę), a także inne przypadki, gdy na mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy.

Niezwykle istotnym elementem jest także prawidłowe obliczenie momentu, w którym okres wypowiedzenia się rozpoczyna i kończy. Zgodnie z polskim prawem pracy, okres wypowiedzenia obejmujący tydzień lub miesiąc (bądź ich wielokrotność) kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. Oznacza to, że jeśli pracodawca wręczy wypowiedzenie jednomiesięczne np. 10 maja, okres ten zacznie biec od 1 czerwca i zakończy się 30 czerwca. Błędne wyznaczenie daty końcowej stosunku pracy to jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez działy kadr, mogący prowadzić do roszczeń o odszkodowanie przed sądem pracy.

Warto również wspomnieć o możliwości skrócenia okresu wypowiedzenia. Zgodnie z art. 36[1] § 1 Kodeksu pracy, jeżeli wypowiedzenie dotyczy umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub na czas określony, a następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników, pracodawca może skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia, a okres, za który przysługuje odszkodowanie, wlicza się pracownikowi do okresu zatrudnienia.

2. Główne obowiązki pracodawcy w okresie wypowiedzenia

W trakcie trwania okresu wypowiedzenia stosunek pracy nadal istnieje. Oznacza to, że pracownik ma obowiązek świadczenia pracy, a pracodawca – wypłacania wynagrodzenia oraz zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Istnieją jednak specyficzne obowiązki i uprawnienia, które uaktywniają się wyłącznie w tym okresie. Poniżej omawiamy najważniejsze z nich.

Dopuszczenie pracownika do pracy i zachowanie prawa do wynagrodzenia

Zasadą jest, że pracownik w okresie wypowiedzenia wykonuje swoje dotychczasowe obowiązki. Pracodawca nie może bezpodstawnie odmówić mu dopuszczenia do pracy, chyba że skorzysta z przysługujących mu instrumentów prawnych, takich jak zwolnienie ze świadczenia pracy. Co ważne, pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia, obliczanego na zasadach ogólnych, w tym do wszelkich dodatków, premii regulaminowych czy innych składników płacowych wynikających z umowy o pracę lub regulaminu wynagradzania.

Zwolnienie ze świadczenia pracy – art. 36[2] Kodeksu pracy

Jednym z najpopularniejszych narzędzi, z których korzystają pracodawcy, jest jednostronne zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia. Zgodnie z art. 36[2] Kodeksu pracy, w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Decyzja o zwolnieniu ze świadczenia pracy ma charakter jednostronny i nie wymaga zgody pracownika. Może dotyczyć całego okresu wypowiedzenia lub tylko jego części. Jest to szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy pracownik miał dostęp do kluczowych danych tajemnicy przedsiębiorstwa, a jego dalsza obecność w firmie mogłaby rodzić konflikty lub ryzyko dla biznesu. Warto pamiętać, że pracodawca może w każdej chwili cofnąć takie zwolnienie i wezwać pracownika do pracy, o ile w treści oświadczenia o zwolnieniu ze świadczenia pracy nie zastrzeżono inaczej lub nie sprzeciwiają się temu zasady współżycia społecznego.

Udzielenie urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia

Koolnym kluczowym obowiązkiem (i jednocześnie uprawnieniem) pracodawcy jest kwestia rozliczenia zaległego oraz bieżącego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z art. 167[1] Kodeksu pracy, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać urlop, który mu przysługuje, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku zgoda pracownika nie jest wymagana.

Pracodawca ma zatem prawo wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy (zarówno zaległy, jak i proporcjonalny za rok, w którym następuje rozwiązanie umowy) bez uzgadniania z nim terminu. Jest to niezwykle korzystne dla pracodawcy, ponieważ pozwala uniknąć konieczności wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop po zakończeniu stosunku pracy. Trzeba jednak pamiętać o zasadzie proporcjonalności – pracownikowi w roku ustania stosunku pracy przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w tym roku, chyba że przed wypowiedzeniem wykorzystał już urlop w wyższym wymiarze.

Dni na poszukiwanie pracy

Jeżeli to pracodawca dokonał wypowiedzenia umowy o pracę (a nie pracownik), a okres wypowiedzenia wynosi co najmniej dwa tygodnie, pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Zgodnie z art. 37 Kodeksu pracy, wymiar tego zwolnienia wynosi: 2 dni robocze (przy dwutygodniowym i jednomiesięcznym okresie wypowiedzenia) lub 3 dni robocze (przy trzymiesięcznym okresie wypowiedzenia, także w przypadku jego skrócenia na podstawie art. 36[1] § 1 Kodeksu pracy).

Zwolnienie to jest udzielane na wniosek pracownika. Pracodawca nie może odmówić jego udzielenia, jeśli pracownik spełnia warunki ustawowe. Dni te mają służyć realnemu poszukiwaniu nowego zatrudnienia (np. udziałowi w rozmowach kwalifikacyjnych). Jeśli pracownik nie wykorzysta tych dni, nie przysługuje mu z tego tytułu żaden ekwiwalent pieniężny, dlatego w interesie pracownika leży złożego stosownego wniosku w odpowiednim czasie.

3. Obowiązki informacyjne i dokumentacyjne pracodawcy

Rozwiązanie stosunku pracy wiąże się z koniecznością dopełnienia szeregu formalności o charakterze dokumentacyjnym. Zaniedbania w tym zakresie są bardzo surowo oceniane przez Państwową Inspekcję Pracy oraz sądy pracy.

Wystawienie i wydanie świadectwa pracy

To jeden z najważniejszych i najbardziej rygorystycznych obowiązków pracodawcy. Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy, w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Świadectwo pracy należy wydać bezpośrednio pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w dniu, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy.

Treść świadectwa pracy jest ściśle określona przepisami prawa. Muszą się w nim znaleźć informacje dotyczące m.in. okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, okresy niezdolności do pracy z powodu choroby, okresy korzystania z urlopu bezpłatnego czy wychowawczego).

Pracownik ma prawo w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie tego dokumentu. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę.

Zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS)

Pracodawca jako płatnik składek ma obowiązek wyrejestrować byłego pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Służy do tego formularz ZUS ZWUA. Termin na złożenie tego dokumentu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wynosi 7 dni od daty ustania stosunku pracy. Niedopełnienie tego obowiązku w terminie stanowi naruszenie przepisów o ubezpieczeniach społecznych.

4. Rozliczenia finansowe z pracownikiem

Ostatni dzień trwania stosunku pracy to zarazem ostateczny termin na dokonanie wszelkich rozliczeń finansowych z pracownikiem. Pracodawca musi upewnić się, że na konto pracownika trafiły wszystkie należne mu środki. Do najważniejszych należności finansowych należą:

Wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatki – za faktycznie przepracowany czas w danym miesiącu, a także za okres zwolnienia ze świadczenia pracy.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w naturze do dnia rozwiązania umowy, pracodawca ma bezwzględny obowiązek wypłacić mu ekwiwalent (art. 171 § 1 Kodeksu pracy). Roszczenie o ekwiwalent staje się wymagalne w ostatnim dniu zatrudnienia. Do obliczenia wysokości ekwiwalentu stosuje się tzw. współczynnik urlopowy, który jest ustalany corocznie i odzwierciedla przeciętną liczbę dni roboczych w miesiącu.
Odprawa pieniężna – obowiązek ten powstaje w sytuacji, gdy rozwiązanie umowy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika (np. likwidacja stanowiska pracy, redukcja etatów) u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, zgodnie z ustawą o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi od jedno- do trzymiesięcznego wynagrodzenia.
Inne świadczenia – np. premie roczne, prowizje, ekwiwalenty za używanie własnej odzieży roboczej czy narzędzi, o ile prawo do nich powstało przed dniem rozwiązania stosunku pracy.

5. Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców

W praktyce kadrowej dochodzi do wielu uchybień, które mogą generować ryzyko sporów sądowych. Do najczęstszych błędów należą:

Błędne obliczenie długości okresu wypowiedzenia – np. nieuwzględnienie stażu pracy u poprzednika prawnego lub błędne wyznaczenie terminu końcowego (np. uznanie, że wypowiedzenie miesięczne złożone 15 dnia miesiąca kończy się 15 dnia kolejnego miesiąca, podczas gdy kończy się ono z ostatnim dniem tego kolejnego miesiąca).
Niewypłacenie ekwiwalentu za urlop w ostatnim dniu pracy – niektórzy pracodawcy błędnie uważają, że ekwiwalent mogą wypłacić w standardowym terminie wypłaty wynagrodzeń (np. do 10. dnia kolejnego miesiąca). Sąd pracy stoi na stanowisku, że ekwiwalent staje się wymagalny w ostatnim dniu zatrudnienia i wtedy musi zostać wypłacony.
Odmowa udzielenia dni na poszukiwanie pracy – ignorowanie wniosków pracowników lub błędne twierdzenie, że dni te przysługują również wtedy, gdy to pracownik złożył wypowiedzenie.
Wprowadzenie jednostronnego zwolnienia ze świadczenia pracy bez prawa do wynagrodzenia – takie działanie jest rażącym naruszeniem prawa. Każde zwolnienie ze świadczenia pracy na mocy art. 36[2] Kodeksu pracy musi wiązać się z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

6. Praktyczny przykład rozliczenia okresu wypowiedzenia

Aby lepiej zobrazować opisywane mechanizmy, posłużmy się praktycznym przykładem. Pan Jan był zatrudniony w firmie XYZ na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony od 15 marca 2021 roku. Pracodawca zdecydował się na rozwiązanie z nim umowy z przyczyn ekonomicznych (likwidacja działu handlowego) i wręczył mu wypowiedzenie 12 maja 2024 roku.

Krok 1: Ustalenie stażu pracy i okresu wypowiedzenia.
Staż pracy pana Jana w firmie XYZ w momencie wręczenia wypowiedzenia wynosił ponad 3 lata (od marca 2021 do maja 2024). Zgodnie z art. 36 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy, panu Janowi przysługuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia.

Krok 2: Określenie ram czasowych wypowiedzenia.
Ponieważ wypowiedzenie zostało wręczone w maju, 3-miesięczny okres wypowiedzenia rozpoczyna się 1 czerwca 2024 roku, a kończy się w ostatnim dniu trzeciego miesiąca, czyli 31 sierpnia 2024 roku. Do tego dnia pan Jan pozostaje pracownikiem firmy XYZ.

Krok 3: Wykorzystanie urlopu i zwolnienie ze świadczenia pracy.
Pracodawca ustalił, że pan Jan ma 10 dni zaległego urlopu wypoczynkowego oraz 18 dni urlopu proporcjonalnego za 2024 rok (łącznie 28 dni). Pracodawca nakazał panu Janowi wykorzystanie całego tego urlopu w okresie od 1 czerwca do 10 lipca 2024 roku. Na pozostały okres (od 11 lipca do 31 sierpnia 2024 roku) pracodawca zwolnił pana Jana z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Krok 4: Dni na poszukiwanie pracy.
Ponieważ wypowiedzenia dokonał pracodawca, a okres wynosi 3 miesiące, pan Jan złożył wniosek o udzielenie mu 3 dni roboczych na poszukiwanie pracy. Pracodawca udzielił ich w terminie uzgodnionym z pracownikiem (np. w czerwcu).

Krok 5: Rozliczenie końcowe i dokumentacja.
31 sierpnia 2024 roku (ostatni dzień zatrudnienia) pracodawca wypłacił panu Janowi wynagrodzenie za sierpień oraz odprawę pieniężną z tytułu rozwiązania umowy z przyczyn niedotyczących pracownika (w wysokości dwumiesięcznego wynagrodzenia, gdyż staż pracy wynosił między 2 a 8 lat). W tym samym dniu pracodawca wydał panu Janowi świadectwo pracy, a w ciągu 7 dni wyrejestrował go z ZUS na formularzu ZUS ZWUA.

7. Szczególna ochrona przed wypowiedzeniem

Warto pamiętać, że Kodeks pracy przewiduje sytuacje, w których pracodawca w ogóle nie może wypowiedzieć umowy o pracę, a jeśli już to zrobił, a pracownik wszedł w okres ochronny, sytuacja prawna staje się skomplikowana. Ochrona przed wypowiedzeniem dotyczy m.in. pracowników w wieku przedemerytalnym (art. 39 Kodeksu pracy), kobiet w ciąży oraz pracowników w trakcie urlopów macierzyńskich, rodzicielskich czy wychowawczych (art. 177 Kodeksu pracy), a także pracowników przebywających na urlopach wypoczynkowych lub innych usprawiedliwionych nieobecnościach (art. 41 Kodeksu pracy). Jeśli pracodawca wręczy wypowiedzenie z naruszeniem tych przepisów, pracownik ma prawo żądać przed sądem pracy uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu – przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach albo odszkodowania. W okresie wypowiedzenia pracodawca musi również pamiętać, że ochrona ta może mieć wpływ na trwający proces zwolnienia, na przykład w sytuacji, gdy pracownica w trakcie okresu wypowiedzenia dowie się, że jest w ciąży i przedstawi stosowne zaświadczenie lekarskie. W takim przypadku wypowiedzenie staje się bezskuteczne, a pracodawca ma obowiązek cofnąć swoje oświadczenie woli i kontynuować zatrudnienie.

8. Skutki prawne naruszenia obowiązków przez pracodawcę

Naruszenie przez pracodawcę obowiązków w okresie wypowiedzenia niesie za sobą poważne konsekwencje prawne. Pracownik, którego prawa zostały naruszone, może skierować sprawę do sądu pracy. Najczęstsze roszczenia obejmują:

Roszczenie o odszkodowanie za wadliwe wypowiedzenie – np. w przypadku zastosowania zbyt krótkiego okresu wypowiedzenia. Sąd pracy może wówczas zasądzić na rzecz pracownika odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, o który okres wypowiedzenia powinien być dłuższy.
Roszczenie o wypłatę zaległego wynagrodzenia lub ekwiwalentu za urlop wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie.
Roszczenie o naprawienie szkody z tytułu niewydania w terminie świadectwa pracy – jeśli pracownik udowodni, że z powodu braku tego dokumentu nie mógł podjąć nowego zatrudnienia i poniósł szkodę finansową (odszkodowanie może wynosić do wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłużej jednak niż za 6 tygodni).

Ponadto, Państwowa Inspekcja Pracy w trakcie kontroli może nałożyć na pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu mandat karny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika (np. za niewydanie świadectwa pracy w terminie czy nieuzasadnione zaniżenie wynagrodzenia). Grzywny te mogą wynosić od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.

Podsumowanie

Okres wypowiedzenia to czas przejściowy, który wymaga od pracodawcy precyzyjnego działania i doskonałej znajomości przepisów Kodeksu pracy. Prawidłowe obliczenie terminów, właściwe rozliczenie urlopów, terminowa wypłata wszystkich należności oraz bezbłędne sporządzenie dokumentacji to fundamenty, które chronią firmę przed kosztownymi sporami sądowymi i sankcjami ze strony organów kontrolnych. Każda decyzja podejmowana w tym okresie powinna być oparta na rzetelnej analizie stanu faktycznego i obowiązujących norm prawnych.