Kiedy złożyć umowa najmu okazjonalnego z obcokrajowcem?

Wynajem nieruchomości mieszkalnych cudzoziemcom staje się w Polsce standardem, szczególnie w dużych ośrodkach akademickich i biznesowych. Choć dla wielu właścicieli mieszkań jest to atrakcyjna opcja finansowa, niesie ze sobą specyficzne ryzyka prawne. Polskie prawo w sposób szczególny chroni lokatorów, co w skrajnych przypadkach może utrudnić odzyskanie lokalu od nierzetelnego najemcy. Rozwiązaniem, które minimalizuje to ryzyko, jest umowa najmu okazjonalnego. W przypadku obcokrajowców jej zawarcie wymaga jednak precyzyjnego zaplanowania w czasie oraz dopełnienia rygorystycznych formalności. W tym artykule szczegółowo analizujemy, kiedy i jak złożyć oraz podpisać taką umowę, aby skutecznie zabezpieczyć swoje interesy.

Czym jest najem okazjonalny i dlaczego jest kluczowy dla wynajmującego?

Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu instytucji uregulowanej w ustawie o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Główną zaletą tej formy prawnej jest uproszczona procedura eksmisyjna. W klasycznym stosunku najmu, jeśli lokator przestanie płacić i odmówi opuszczenia lokalu, właściciel musi przejść przez długotrwały proces sądowy o eksmisję, a następnie oczekiwać na przyznanie lokalu socjalnego przez gminę. Może to trwać latami.

W przypadku najmu okazjonalnego najemca składa oświadczenie w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego. Dzięki temu, w razie problemów, właściciel omija długi proces sądowy i może od razu skierować sprawę do komornika. Dla relacji z obcokrajowcami ma to fundamentalne znaczenie, ponieważ dochodzenie roszczeń i prowadzenie postępowań wobec osób, które mogą w każdej chwili opuścić terytorium Polski lub nie posiadają tu stałego majątku, jest niezwykle utrudnione.

Kiedy dokładnie należy zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?

Moment zawarcia umowy oraz dopełnienia poszczególnych kroków proceduralnych ma kluczowe znaczenie dla jej ważności. Cały proces musi odbyć się w ściśle określonej kolejności chronologicznej. Każde odstępstwo od tej procedury może skutkować tym, że umowa zostanie uznana za zwykły najem, co pozbawi właściciela ochrony prawnej.

Krok 1: Przygotowanie i podpisanie umowy najmu

Pierwszym krokiem jest sporządzenie i podpisanie samej umowy najmu okazjonalnego w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W umowie tej należy precyzyjnie określić strony (w przypadku obcokrajowca konieczne jest podanie numeru paszportu, karty pobytu lub numeru PESEL, jeśli został nadany) oraz warunki finansowe i czas trwania umowy. Umowa najmu okazjonalnego może być zawarta wyłącznie na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Krok 2: Wizyta u notariusza (Oświadczenie o poddaniu się egzekucji)

Dopiero po podpisaniu umowy najmu (lub równolegle z jej podpisaniem) najemca musi udać się do notariusza. Przed notariuszem obcokrajowiec składa oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji (na podstawie art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego). Do złożenia tego oświadczenia niezbędne jest wcześniejsze podpisanie umowy, ponieważ notariusz musi powołać się na konkretny stosunek prawny (czyli podpisaną umowę najmu) i wskazać go w akcie notarialnym.

Krok 3: Przekazanie kluczy do lokalu

To jeden z najważniejszych momentów pod względem bezpieczeństwa. Nigdy nie należy przekazywać kluczy do mieszkania ani pozwalać najemcy na wprowadzenie się przed złożeniem przez niego oświadczenia u notariusza. Jeśli najemca zamieszka w lokalu przed wizytą u notariusza, może zacząć unikać dopełnienia tej formalności. Wówczas wynajmujący pozostaje z lokatorem chronionym ogólnymi przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów, a usunięcie go z mieszkania będzie wymagało standardowej, wieloletniej drogi sądowej.

Kiedy i gdzie złożyć (zgłosić) umowę najmu okazjonalnego?

Samo podpisanie umowy i wizyta u notariusza nie kończą procedury. Aby umowa najmu okazjonalnego była w pełni skuteczna i dawała uprawnienia do uproszczonej eksmisji, właściciel musi dopełnić obowiązku zgłoszeniowego.

Zgłoszenie do Urzędu Skarbowego – termin 14 dni

Właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu nieruchomości, ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania wynajmującego. Termin na dokonanie tego zgłoszenia wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.

Dniem rozpoczęcia najmu jest zazwyczaj dzień określony w umowie jako data rozpoczęcia okresu najmu lub dzień faktycznego przekazania lokalu (np. podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego). Niedopełnienie tego terminu lub całkowite zaniechanie zgłoszenia powoduje, że umowa traci status najmu okazjonalnego. W efekcie staje się ona zwyklą umową najmu, a właściciel traci prawo do korzystania z uproszczonej procedury egzekucyjnej.

Problem wskazania innego lokalu przez obcokrajowca

Największą barierą przy zawieraniu umowy najmu okazjonalnego z obcokrajowcem jest wymóg wynikający z art. 19a ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie praw lokatorów. Najemca musi wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Do umowy należy załączyć:

wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać,
oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w jego lokalu w przypadku eksmisji (na żądanie wynajmującego podpis pod tym oświadczeniem musi być notarialnie poświadczony).

Dla obcokrajowców, którzy dopiero przyjechali do Polski, nie mają tu rodziny ani bliskich znajomych posiadających nieruchomości, spełnienie tego warunku bywa niemożliwe. Istnieją jednak legalne sposoby na rozwiązanie tego problemu:

Wskazanie lokalu należącego do pracodawcy lub uczelni: Jeśli obcokrajowiec przyjeżdża do pracy w dużej korporacji lub na studia, czasami podmioty te (pracodawca lub uczelnia posiadająca np. akademiki) zgadzają się na podpisanie takiego oświadczenia.
Skorzystanie z usług firm trzecich: Na polskim rynku działają wyspecjalizowane podmioty, które odpłatnie dostarczają oświadczenia o zapewnieniu lokalu zastępczego na potrzeby najmu okazjonalnego. Firma taka, będąca właścicielem odpowiednich nieruchomości, podpisuje stosowne oświadczenie dla najemcy za określoną opłatą. Jest to w pełni legalne i powszechnie akceptowane przez notariuszy.
Wskazanie nieruchomości za granicą: Teoretycznie ustawa nie zabrania wskazania lokalu położonego poza granicami Polski. Jednak w praktyce większość notariuszy i sądów odnosi się do tego sceptycznie, ponieważ przeprowadzenie eksmisji transgranicznej jest skomplikowane i może uniemożliwić realne wykonanie obowiązku opróżnienia lokalu przez polskiego komornika.

Co zrobić, gdy obcokrajowiec utraci możliwość zamieszkania w lokalu zastępczym?

Może się zdarzyć, że w trakcie trwania umowy najmu okazjonalnego, właściciel lokalu zastępczego wycofa swoją zgodę lub sprzeda nieruchomość, przez co najemca utraci możliwość zamieszkania tam w razie eksmisji. Ustawa przewiduje taką sytuację. Najemca jest zobowiązany w terminie 21 dni od dnia powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu dostarczyć wynajmującemu nowe oświadczenie innego właściciela lokalu. Jeśli tego nie zrobi, wynajmujący ma prawo wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego z zachowaniem co najmniej 7-dniowego okresu wypowiedzenia.

Sąd cywilny, roszczenie i dowody – jak przebiega egzekucja?

Jeśli umowa najmu wygasła lub została skutecznie wypowiedziana (np. z powodu braku płatności czynszu), a obcokrajowiec odmawia opuszczenia lokalu, wynajmujący uruchamia procedurę egzekucyjną. Nie musi w tym celu wytaczać klasycznego powództwa o eksmisję.

Pierwszym krokiem jest doręczenie najemcy na piśmie żądania opróżnienia lokalu, sporządzonego na piśmie z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. W żądaniu wyznacza się termin na wyprowadzkę, który nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia dokumentu.

Jeśli termin ten upłynie bezskutecznie, właściciel składa do sądu cywilnego wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji. Do wniosku należy dołączyć następujące dowody:

umowę najmu okazjonalnego,
akt notarialny zawierający oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji,
dowód zgłoszenia umowy do naczelnika urzędu skarbowego (np. potwierdzenie nadania lub prezentatę urzędu),
pisemne żądanie opróżnienia lokalu wraz z dowodem jego doręczenia najemcy (lub dowodem nadania listem poleconym),
dokument potwierdzający przysługiwanie wynajmującemu tytułu prawnego do lokalu (np. odpis z księgi wieczystej).

Sąd cywilny rozpoznaje taki wniosek na posiedzeniu niejawnym, badając jedynie wymogi formalne. Po nadaniu klauzuli wykonalności, właściciel otrzymuje tytuł wykonawczy, z którym udaje się bezpośrednio do komornika. Komornik przeprowadza eksmisję do wskazanego w umowie lokalu zastępczego, bez konieczności oczekiwania na lokal socjalny od gminy.

Praktyczny przykład (Case Study)

Pani Anna postanowiła wynająć swoje mieszkanie w Warszawie panu Andresowi, obywatelowi Hiszpanii, który przyjechał do Polski na roczny kontrakt menedżerski. Z uwagi na ryzyko braku stałego zameldowania najemcy w Polsce, pani Anna zdecydowała się wyłącznie na najem okazjonalny. Pan Andres nie miał w Polsce znajomych posiadających nieruchomości, dlatego skorzystał z profesjonalnej firmy oferującej adresy do najmu okazjonalnego, która za opłatą dostarczyła oświadczenie o wyrażeniu zgody na zamieszkanie w jej lokalu w przypadku eksmisji.

Strony podpisały umowę najmu 1 września, określając termin rozpoczęcia najmu na 5 września. 2 września pan Andres udał się do notariusza i złożył oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Dopiero 5 września, po okazaniu aktu notarialnego, pani Anna przekazała mu klucze i sporządziła protokół zdawczo-odbiorczy. Następnie, 10 września (czyli w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu), pani Anna wysłała zgłoszenie umowy do swojego urzędu skarbowego listem poleconym.

Po sześciu miesiącach pan Andres stracił pracę i przestał opłacać czynsz. Po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty i upływie ustawowych terminów, pani Anna wypowiedziła umowę i wezwała go do opuszczenia lokalu w terminie 7 dni. Ponieważ najemca nie zareagował, pani Anna złożyła wniosek do sądu cywilnego o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Dzięki temu, że dysponowała kompletem dokumentów i zachowała wszelkie terminy (w tym zgłoszenie do urzędu skarbowego), sąd nadał klauzulę w ciągu trzech tygodni. Komornik szybko i sprawnie przeprowadził procedurę opróżnienia lokalu, a pani Anna odzyskała swoją nieruchomość.

Podsumowanie

Umowa najmu okazjonalnego z obcokrajowcem to niezwykle skuteczne narzędzie prawne, pod warunkiem rygorystycznego przestrzegania procedur. Kluczem do sukcesu jest zachowanie odpowiedniej kolejności działań: najpierw podpisanie umowy, następnie wizyta najemcy u notariusza, a dopiero na końcu przekazanie kluczy do lokalu. Równie ważne jest bezwzględne dotrzymanie 14-dniowego terminu na zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego. Choć znalezienie lokalu zastępczego przez cudzoziemca bywa wyzwaniem, rynek oferuje legalne rozwiązania, które pozwalają na bezpieczne i sprawne przeprowadzenie całej transakcji.